BAB II
PEMBAHASAN
2.1. BANGUNAN DAN TATA RUANG KANTOR
2.1.1 Bangunan Kantor
a. Lokasi
Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau di kawasan bisnis untuk perusahaan-perusahaan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi.
b. Bentuk
Untuk mengantisipasi pengembangan, banyak disarankan mengikuti rumus berbentuk huruf I L C O B atau T H
c. Bertingkat /Tidak Bertingkat
2.2. KONDISI FISIK DAN FAKTOR LINGKUNGAN
a. Cahaya
Cahaya yang baik untuk kerja sebenarnya adalah cahaya alam (matahari). Akan tetapi didalam ruangan tentunya kita tidak selalu dapat memanfaatkan cahaya alam sekehendak kita. Dalam praktek penggunakan cahaya dikenal ada macam-macam cahaya yaitu :
1. Cahaya langsung
2. Cahaya tidak langsung
3. Cahaya setengah langsung
4. Cahaya setengah tidak langsung
b. Warna
Warna sudah dikenal tidak hanya mempengaruhi fisik terutama penglihatan, tetapi juga mempengaruhi kejiwaan. Untuk kantor warna yang dianggap tepat adalah : Krem, kuning muda, biru muda.
c. Udara
Untuk ruangan-ruangan kantor memang diharapkan udara selalu segar dengan ventilasi yang baik, dan suhu yang sesuai. Akan tetapi kondisi dan lingkungan alam tidak selalu mendukung untuk memperolehnya. Oleh karena itu sering digunakan pengatur kondisi udara (air cond itioner). Di negara-negara tropis“ air conditioner ” biasa dipasang pada suhu antara 20 sampai 27 derajat Celcius.
Di negara-negara yang biasa dengan musim dingin, biasanya alat pengatur kondisi udara dipasang pada suhu antara 19 sampai dengan 21 derajat Celcius atau antara 67–70 derajat Fahrenheit. (Geoffrey Mills dkk. “ Modern Office Management ”, terjemahan Drs. Budiyanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1991,hal. 409).4.
d. Dekorasi
Dekorasi yang dimaksudkan di sini adalah dekorasi yang tidak hanya dimaksudkan untuk memperoleh keindahan, tetapi juga dimaksudkan untuk dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi yang sampai saat ini masih dianggap dapat meningkatkan semangat kerja di Indonesia antara lain adalah lambang negara, gambar Presiden dan Wakil Presiden, gambar pimpinan-pimpinan puncak organisasi dari kantor yang bersangkutan, piala-piala atau tanda penghargaan yang pernah diraih.
e. Suara
Para penyelenggara kegiatan perkantoran tentunya tidak menghendaki suara bising, kerana mengganggu kosentrasi dan mudah menimbulkan kegelisahan. Tetapi suasana ruangan kantor yang sepi sekali sampai mendekati nol desibel juga dirasakan mencekam.
2.3. KORESPONDENSI
2.3.1 Pengertian Korenpondensi dan Surat
Korespondensi dalam kegiatan kantor diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
2.3.2 Syarat-Syarat Surat yang Baik
Kriteria surat yang baik yaitu:
Jelas
Tegas
Ringkas
Lengkap
Tepat
Sopan
Menarik tetapi wajar
Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan
Juga untuk surat-surat dinas, harus ada keseragaman pola bentuk.
2.3.3 Bagian-Bagian Surat
Bagian-bagian surat yaitu:
Kepala surat;
Tanggal surat;
Nomor surat;
Lampiran;
Hal/perihal
Alamat dalam;
Salam pembuka;
Isi surat; • Salam penutup;
• Penutup surat;
• Initial;
• Tembusan;
• Sifat;
• U.p atau c.q
• N.B dan P.S
Bagian-bagian surat tersebut diatas mempunyai fungsi masing-masing. Penggunaan dan pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi.
Bentuk atau “style: surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan, untuk insatansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimasuksudkan dalam Keputusan Mentri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 72 tahun 2003 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Disamping bentuk surat untuk instansi-instasi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 72 Tahun 2003, dilingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat yang biasa dipakai untuk komunikasi secara formal yaitu:
a. Bentuk Balok penuh (Full Block Style)
b. Bentuk balok yang diubah (Modified Block Style)
c. Bentuk setengah balok ( Semi Block Style)
d. Bentuk Sederhana (Simplified)
e. Bentuk inden atau bentuk lekuk (indented style)
f. Bentuk paragraf ( Hanging Paragraf)
2.4. KEARSIPAN
2.4.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Arsip menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan disebutkan pasal I, ialah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.
2.4.2 Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip dinamis terbagi dibedakan kedalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2.4.3 Nilai Guna Arsip
Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
2.4.4 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit Pengolah Keunit Kerasipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statif oleh Unit Kearsipan kepada arsip nasional. Mengenai penyusutan arsip dilingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, beserta peraturan-peraturan pelaksanaannya.
2.4.5 Sistem Penyimpanan
Ada lima dasar pokok sistem penyimpanan dalam kearsipan (filling) yang dapat digunakan
a. Sistem abjak
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa :
• Nama orang
• Nama perusahaan / organisasi
• Nama tempat / daerah
• Nama benda / barang
• Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat
c. Sistem nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah Filling cabinet, Guide, Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
d. Sistem geografis
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem kronologis/tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
2.4.6 Pengurusan Surat
Kegiatan pengurusan surat sering juga disebut penanganan surat atau “mail handing” adalah kegiatan pengurusan surat-surat masuk dan pengurusan surat-surat keluar. Pengurusan surat masuk dimulai dengan penerimaan, penyortiran, pembukaan amplop, pembacaan, pengarahan dan penyampaian keunit-unit atau pejabat-pejabat yang dituju sebagai pengolah.
Pengurusan surat keluar dimulai dari penyusutan darft atau konsep surat sampai dengan surat tersebut dikirimke luar dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Dalam proses pengurusan surat keluar ini termasuk juga kegiatan-kegiatan pencetakan baik pencatatan diunit pengolah maupun pencatatn diunit yang secara fungsional ditugasi mengurus surat-menyurat dan ekspedisi.
2.5. PENGETIKAN
Pada masa sekarang ini rasanya sulit menyebutkan kantor yang tanpa kegiatan pengetikan. Dengan kata lain dalam kegiatan perkantoran pasti terdapat kegiatan pengetikan, apakah dengan menggunakan mesin tik manual, electrik, atau electrinics.
Bahan yang diketikpun berbagai macam dari surat, naskah pidato, catatan-catatan, pengisian formulir, dan lain-lain, untuk berbagai macam kepentingan baik untuk pemrosesan, penyimpanan, pendistribusian data/informasi ataupun komunikasi.
2.6. PENGGANDAAN
Penggadaan atau sering disebut dengan reproduksi atau duplicating adalah memperbanyak atau membuat dalam jumlah banyak suatu naskah dengan bentuk dan isi yang sama.
Berbagai cara atau alat yang digunakan untuk penggandaan, yang umum dipakai apabila menggunakan mesin tik adalah dengan cara membuat tembusan (carbon copy). Cara untuk menggandakan bisa dengan liqiud duplicating, stencil duplikating, scanning, copying, printing, off set.
2.7. PENDIKTEAN DAN PELATIHAN
Kegiatan pendiktean dan pelatihan berkaitan dengan kegiatan perkantoran lainnya seperti pembuatan surat, pencatatan dalam pengumpulan keterangan melalui wawancara, penyusunan laporan dan penyusunan naskah pidato. Kegiatan pendiktean dan pelatihan senantiasa diperlukan dalam pekerjaan-pekerjaan kantor terutama dilaksanakan oleh staf atau oleh para sekretaris.
2.8. PEREKAMAN
Perekaman adalah kegiatan merekam baik suara maupun gambar. Untuk berbagai keperluan data/informasi perlu direkam. Data/informasi yang harus direkam tidak hanya sifatnya lisan, tetapi juga berupa gambar, denah, bagan, maket, model dan lain-lainnya.
2.9. PENGHITUNGAN
Kegiatan perkantoran tidak lepas dari kegiatan penghitungan. Bahkan kegiatan pengitungan ini tidak hanya terdapat pada pengolahan data/informasi, tetapi juga kegiatan lain yaitu pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasitidak lepas pula dari kegiatan penghitungan. Dalam kegiatan perkantoran selalu dibantu dengan alat, baik berupa, abacus, adding machines, calculating mechines (kalkulator) atau komputer digital, dan komputer yang lebih canggih yang memiliki arithmatic logic yang berkemampuan tinggi.
2.10. PERFORMULIRAN
Kegiatan performuliran merupakan rangkaian pembatan formulir dan pengendalian sebagai sarana efisiensi dan efektifitas kerja kantor. Formulir atau lembar isian yang dimaksud disini adalah lembar kertas yang memuat kolom-kolom/lajur-lajur/garis-garis untuk mencatat keterangan tertentu yang diperlukan. Dalam rancangan formulir perlu diperhatikan antara lain:
a. Metoda dan prosedur penanganan dan penggunaannya
b. Siapa yang diharapkan mengisi, termasuk dalam hal yang menyangkut tingkat pendidikannya.
c. Kesesuaian atau keserasian dengan formulir-formulir lainnya yang masih berlaku atau beredar.
d. Kemudahan dikenali atau dibedakan dengan formulir-formulir yang lain melalui nama, nomor atau tanda-tanda lain.
e. Judul-judul hendaknya mudah dimengerti, urutan-urutan item mudah diikuti,
f. Kotak-kotak/ruangan-ruangan/kolom-kolom kosong untuk menuliskan data atau keterangn cukup longgar atau tidak berlebihan.
g. Kertas (baik jenis dan ukurannya) sesuai dengan penggunaan dan proses pengisian serta penanganannya oleh petugas termasuk untuk pembakuan dan reproduksinya.
2.11. PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI
Perpustakaan dan dokumentasi merupakan sumber data/informasi yang sangat penting. Oleh karena itu penanganannya perlu diperhatikan. Karena pentingnya maka bahan pustaka yang bersifat seperti ensiklopendi, himpunan peraturan perundang-undangan biasanya lokasinya dekat lokasi kerja para pemimpin. Bahkan beberapa pimpinan menganggap perlu memiliki sendiri bahan pustaka dan dokumentasi yang ditempatkan diruang kerjanya.
2.12. PERALATAN/PERLENGKAPAN
Peralatan/perlengkapan yang dimaksudkan disini adalah semua alat dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan perkantoran baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam pengertian alat perkantoran termasuk juga alat tulis kantor (ATK) yang dimasukkan sebagai barang pakai-habis, alat-alat lain nonmasinal maupun masinal, baik yang bekerja secara manual, elektrik, elektromagnetik, elektronik maupun kimiawi.
Pengelompokkan macam peralatan/perlengkapan perkantoran sering didasarkan pada kegiatan-kegiatan perkantoran secara garis besar terdiri atas kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian dan penyampaian data/infomasi. Oleh karena itu alat-alat yang dimaksudkan disini adalah:
a. Pengumpulan atau perolehan data/informasi seperti telepon, faksimili, radio telepon, komputer yang tergabung dalam networking baik LAN maupun WAN, ataupun yang dilengkapi internet dn e-mail.
b. Pencatatn dan perekaman, seperti mesin-mesin tulis baik yang bekerja secara manual, elektrik maupun elektronik seperti komputer dengan segala kemampuannya
c. Pengolahan seperti, mesin-mesin hitung, mesin akunting, elektronik dan komputer yang memiliki kemampuan pengolahan data
d. Penyimpanan data
e. Pendistribusian atau penyampaian dengan perlatan yang relatif sama dengan pengumpulan dan perolehan data/informasi
f. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan ilmu pengetahuan dan teknologi pada bidang-bidang lain teknologi pada bidang perkantoran pun berkembang dengan pesat.
Cara pengadaan perlatan bisa dilakukan dengan beli, sewa beli-sewa atau dengan cara lain. Masing-masing cara yang akan ditempuh perlu dipertimbangkan dari segi positif dan negatifnya bagi organisasi dengan memperhatikan aspek pencapaian tujuan pekerjaan, efisiensi, efektivitas dan produktifitasnya. Untuk mencapai efisiensi, efektivitas dan produktifitas kantor-kantor moderen banyak menerapkan standarisasi pekerjaan, alat-alat dan proses kegiatannya. Manfaat yang diperoleh dari standarisasi adalah:
a. Standar dapat digunakan sebagai pedoman bagi pelaksana
b. Standar dapat membantu para pemimpin dalam mengawasi, mengendalikan dan menilai kegiatan-kegiatan serta hasil-hasil yang menjadi tanggung jawabnya
c. Standar yang telah ditetapkan dan dilaksanakan dengan konsekuensi dapat mengurang pemborosan waktu, teanag, bahan
d. Standar mendorong ke arah kesederhanaan dalam cara-cara kerja, proses, alat-alat, dan kondisi-kondisi kerja
e. Standar merupakan dasar acuan bersama untuk membentuk kesamaan pandangan dan saling mengerti antar pegawai, antar pimpinan dan antara pegawai dan pimpinan.
2.13. PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN
Pengiriman data/informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara misalnya melaui telepon, fax, atau surat atau mungkin dengan surat elektronik (e-mail). Dan apabila data/informasi yang akan dikirim termuat dalam buku atau naskah dan harus dikirim dalam jumlah banyak, maka pengepakan (packing) dan pengirimannya (sending) harus ditangani secara khusu.
2.14. PELAYANAN TELEPON DAN TELEKOMUNIKASI LAIN
Hubungan atau komunikasi dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas tidak selalu dapat dilakukan secara langsung tatap muka atau dalam jarak yang berdekatan, tetapi sering dan kecenderungannya komunikasi jarak jauh, semakin banyak jumlah maupun frekuensinnya. Pelayanan telepon dan telekomunikasi sebagai bagian dari kegiatan perkantoran tidak hanya berkaitan dengan teknik dan keterampilan telepon, keterampilan menggunakan dan memanfaatkan serta keterampilan menyusun dan membuat kalimat-kalimat dalam bentuk e-mail atau keterampilan memperoleh home-page yang dianggap dapat menjadi sumber data/informasi yang mutakhir dan dapat dipercaya. Pelayanan telepon dan telekomunikasi juga menyangkut perencanaan dan penentuan pejabat-pejabat mana dalam organisasi yang perlu memperoleh pesawat telepon dengan nomor langsung, dan pejabat-pejabat mana yang perlu diberikan nomor pesawat intern, pejabat mana yang perlu diperlukan diberikan seperangkat komputer yang on-line dalam LAN dan WAN, pejabat-pejabat mana yang perlu diberikan komputer yang sekaligus bisa mengakses internet.
2.15. PENERIMAAN TAMU DAN PENERANGAN
Tugas umum seorang petugas penerima tamu kantor adalah membantu para tamu kantor yang datang dan ingin bertemu dengan pejabat-pejabat tertentu. Luas atau sempitnya tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya disamping tugas pokok itu tergantung kebijaksanaan yang ditentukan dan besar-kecilnya yang bersangkutan. Akan tetapi karena kesan pertama setiap kantor adalah menerima tamunya, maka setiap petugas penerima tamu kantor harus memenuhi syarat antara lain, sopan, ramah, bijaksana, dan mempunyai pengetahuan tentang organisasi tempat dia kerja.
2.16. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
Para pimpinan dan staf karena tugas dan tanggung jawabnya, sering harus menyelenggarakan atau mengikuti kegiatan rapat. Rapat lazim digunakan untuk menggantikan pembicaraan melalui surat-menyurat, telepon atau sarana telekomunikasi lainnya, karena sifat dan persyaratan lainnya harus dibahas oleh beberapa orang dengan cara tertentu. Beberapa keuntungan dengan membahas sesuatu dalam rapat antara lain:
a. Rapat dapat memberikan hasil dalam waktu relatif cepat dibanding dengan melalui surat-menyurat.
b. Mudah dicapai kesepakatan kerja sama dan koordinsi
c. Lebih menjamin keterbukaann, setidaknya bagi seluruh peserta rapat
d. Dengan metode pengambilan keputusan yang tepat, rapat dapat mewujudkan sifat demokratis.
2.17. KETERTIBAN, KEAMANAN, DAN KESELAMATAN KERJA PERKANTORAN
Ketertiban, keamanan dan keselamatn kerja perkantoran meliputi seluruh aktifitas perkantoran baik yang menyangkut gedung dan ruangan-ruangan, kondisi fisik dan faktor lingkungan, pekerjaan-pekerjaan kertas dan pekerjaan-pekerjaan nonkertas. Beberapa contoh mengenai ketertiban antar lain tertib keluar-masuk serta arus kendaraan pegawai dan tamu-tamu kantor dan lain-lain.
Keamanan kantor antara lain keamanan lingkungan dan kompleks kantor kemanan setiap lantai apabila bertinggkat, penanganan ruangan-ruangan baik dalam jam kerja maupun diluar jam kerja.
Keselamatn dan kenyamanan kerja antara lain menyangkut pengaturan letak atau susunan almari, rak-rak buku, filling kabinet termasuk penempatan barang-barang didalamnya agar tidak membahayakan, penempatan titik arus listrik beserta kabel-kabelnya untuk penyambungan keperalatan kantor secara aman tidak membahayakan para pegawai.
2.18. PELAYANAN PERJALANAN
Para pemimpin dan pegawai-pegawai lainnya dalam melaksanakan tugas tidak jarang harus melakukan perjalanan tidak hanya diantara kota, tetapi juga diluar kota, serta didalam negeri maupun diluar negeri. Untuk hal-hal seperti diatas kegiatan perkantoran harus dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.
Daftar pustaka;
fathimah 